İSG Arşivi

Firma ve çalışan belgeleri • DODA Yazılım

Kılavuz sürümü 1.0 • 27 Eylül 2026 • Mevcut ekran ve yetki kontrollerine göre hazırlanmıştır. Arşiv erişiminin açılması, firma eşitleme ve dosya hizmetleri kurulum yöneticisinin yapılandırmasına bağlıdır.

1. Programın amacı

İSG Arşivi, firmaların belgelerini, belge sürümlerini, onay/iade durumlarını ve geçerlilik tarihlerini bir arada tutar. Personel kayıtları ve belge erişimleri yetkilere göre gösterilir. Program, yüklenen belgenin metnini kendiliğinden yeniden yazmaz; dosyayı ve ilgili kayıtları yönetir.

Asistan İSG’de kişisel firma kaydı yönetmek ile Arşiv’de yönetici yetkisine sahip olmak aynı şey değildir. Arşiv hesabınızın rolü hangi menü ve işlemleri göreceğinizi belirler.

2. Giriş ve ilk parola

1. DODA Yazılım sitesinden İSG Arşivi → Uygulamaya giriş bağlantısını açın veya size verilen arşiv adresini kullanın.
2. E-posta ve Parola alanlarını doldurup Giriş yap düğmesine basın. Hesap size önceden tanımlanmış olmalıdır; bu ekran genel bir kendi kendine kayıt formu değildir.
3. Geçici parola ile ilk girişte Parolanızı değiştirin ekranı açılırsa Yeni parola ve Yeni parola tekrar alanlarına aynı değeri yazın. Ekran en az 10 karakter ister.
4. Parolayı kaydet işlemini tamamlayın. Gösterge Paneli açıldığında profilinizdeki rolü kontrol edin.
5. İşiniz bitince Çıkış yap düğmesini kullanın.

Pek Yakında mesajı görürseniz sistem genel kullanıma açılmamıştır. Şifrenizi değiştirmek veya tekrar hesap açmak bu durumu çözmez; DODA Yazılım’dan erişim durumunu öğrenin.

3. Roller ve görünür işlemler

Firma Yetkilisi

Kendisine atanmış firmaların izin verilen genel evraklarını görüntüler. Sağlık ve kişisel belgeler bu role genel evrak gibi açılmaz. Çalışanlar sekmesi ve yükleme/düzenleme işlemleri bu kullanıcıya sunulmaz.

İSG Kullanıcısı

Yetkili olduğu kapsamda firma evrakları ve çalışan kayıtlarıyla çalışır; evrak yükleyebilir ve yeni sürüm ekleyebilir. Yönetici onay ve kullanıcı yetkisi ekranları aynı role ait değildir.

Yönetici

Belge onayı, iade ve kaldırma işlemlerini yapar; Kullanıcı Yetkileri ile İşlem Geçmişi menülerini görür. Yetki verirken kullanıcıya atanacak firma kapsamını ve sistemde gösterilen erişim özetini kontrol eder. İSG Kullanıcısı rolünü Firma Yetkilisi ile aynı dar kapsamda varsaymamalıdır.

Bir düğmenin görünmemesi her zaman arıza değildir. Önce profilinizdeki rolü ve firmanın size atanıp atanmadığını kontrol edin.

4. Menü ve gösterge paneli

• Gösterge Paneli: Arşivin mevcut özetini ve başlangıç durumunu gösterir.
• Firmalar: Firma adına veya SGK numarasına göre kayıt bulmanızı sağlar.
• Hatırlatmalar: Yaklaşan veya geçen belge tarihlerini gösterir.
• Kurum Kimliği: Entegrasyonla aktarılmış ortak kimlik bilgisini gösterir.
• Kullanıcı Yetkileri: Yalnız yönetici için erişim tanımlama alanıdır.
• İşlem Geçmişi: Yalnız yönetici için işlem kayıtlarıdır.

Küçük ekranda ☰ düğmesiyle yan menüyü açın. DODA Yazılım bağlantısı tanıtım sitesine götürür.

5. Firma bulma ve firma eşitleme

1. Firmalar menüsünü açın.
2. Firma adı veya SGK numarasıyla ara kutusuna ayırt edici bilgiyi yazın.
3. Adı benzer firmaları SGK numarasıyla ayırın; doğru firma adına tıklayın.
4. Firma başlığındaki sicil ve tehlike sınıfını kontrol edin.
5. Evraklar sekmesiyle belgelere, yetkiniz varsa Çalışanlar sekmesiyle personele geçin.

Firma kayıtları mevcut entegrasyonda Asistan İSG’den eşitlenir. Arşiv’de firma ekleme düğmesi görünmediğinde rastgele başka firmaya belge yüklemeyin. Kaynak firma kaydının ve eşitleme bağlantısının kontrol edilmesini isteyin. Entegrasyon kapalıysa yeni kaydın anında Arşiv’e geleceğini varsaymayın.

6. Yeni evrak yükleme

Hazırlayın: Doğru firma, dosya, belge türü, hazırlama tarihi ve varsa geçerlilik tarihi.

1. Firma → Evraklar sekmesinde Evrak yükle formunu bulun.
2. Evrak türü listesinden dosyanın gerçek içeriğine uygun türü seçin. Tür, erişim ve geçerlilik işlemlerini etkileyebilir.
3. Başlık girin. Boş bırakırsanız dosya adı kullanılır; anlaşılır ad seçmek aramayı kolaylaştırır.
4. Hazırlama tarihi alanını belgenin tarihine göre doldurun.
5. Geçerlilik tarihi biliniyorsa girin. Boş bırakılırsa uygun kurala göre hesaplanabilir; oluşan tarihi kayıttan kontrol edin.
6. Dosya alanında PDF, JPG/JPEG, PNG, DOC/DOCX veya XLS/XLSX dosyası seçin. Ekrandaki sınır 25 MB’tır; sunucu daha düşük sınır uygulayabilir.
7. Evrakı yükle düğmesine basın; başarı veya hata bildirimini bekleyin.
8. Listede başlık, tür, dosya adı, tarihler ve durumun doğru olduğunu doğrulayın.

Beklenen sonuç: Evrak onaya gönderildi bildirimi ve inceleme bekleyen kayıt. Dosyayı yüklemek belgeyi otomatik onaylamaz. Dosya uzantısını değiştirerek desteklenmeyen içeriği yüklemeye çalışmayın.

7. Evrakı açma ve indirme

Evraklar tablosunda başlığa tıklayın. Tarayıcı dosyayı yeni sekmede açabilir veya indirebilir. Görüntüleme biçimi dosya türü ve tarayıcıya bağlıdır. Açılan belgenin doğru firmaya, tarihe ve sürüme ait olduğunu kontrol edin.

Dosya açılmıyorsa oturumunuzu, yetkinizi ve açılır pencere/indirme ayarlarını kontrol edin. Yetkisiz bağlantıyı başka kullanıcıyla paylaşmak erişim hakkı oluşturmaz. Yetki hatasını çözmek için dosyayı herkesin erişebileceği bir yere yüklemeyin.

8. Onay ve iade — yönetici

Onaylama

1. Onay bekleyen belgeyi açın ve içeriğini inceleyin.
2. Firma, belge türü, hazırlama/geçerlilik tarihleri ve dosya sürümünü kontrol edin.
3. Listeye dönüp Onayla düğmesine basın.
4. Başarı bildirimini ve değişen durumu kontrol edin.

Başka kullanıcı siz incelerken yeni sürüm eklediyse işlem engellenebilir. Belge değişmiş veya onay beklemiyor mesajında sayfayı yenileyin ve güncel sürümü tekrar inceleyin; eski sürüm hakkındaki kararınızı yenisine otomatik taşımayın.

İade etme

1. Onay bekleyen kayıtta İade et düğmesini açın.
2. İade gerekçesi alanına düzeltilebilir, somut eksikliği yazın; gerekçe zorunludur ve 2000 karakteri aşmamalıdır.
3. İşlemi tamamlayıp iade durumunu kontrol edin.
4. Belgeyi hazırlayan kullanıcı düzeltmeyi yeni sürüm olarak yüklemelidir.

Örnek gerekçe: “Belgenin ikinci sayfası okunmuyor; eksiksiz dosyayı yeni sürüm olarak yükleyin.” Kişisel yorum yerine belgeyle ilgili eksikliği belirtin.

9. Yeni sürüm ve geçmiş

1. Mevcut evrakın satırında Yeni sürüm düğmesine basın.
2. Yeni dosyayı ve bu sürüme ait hazırlama/geçerlilik tarihlerini seçin.
3. Sürümü kaydet ile gönderin. Yeni sürüm tekrar onaya gider.
4. Sürümler düğmesini açarak önceki kayıtları ve sürüm numaralarını inceleyin.
5. Bir dosyayı indirirken güncel sürüm mü önceki sürüm mü kullandığınızı kontrol edin.

Yeni sürüm eklemek önceki sürümü silmek değildir. Sırf eski dosyayı değiştirmek için evrak kaydını silip yeniden açmak, geçmiş bağlantısını kaybettirebilir; bunun yerine Yeni sürüm kullanın.

10. Çalışan kayıtları

Tekli çalışan ekleme

1. Firma içinde Çalışanlar sekmesini açın.
2. Ad soyad alanını doldurun. Gerekiyorsa T.C. No, Görev, Bölüm, İşe giriş ve Sonraki muayene bilgilerini ekleyin.
3. Çalışanı ekle düğmesini kullanın ve listedeki kaydı doğrulayın.
4. Kimlik numarasının listede maskeli gösterilmesi normaldir; görünür son haneleri gerçek kayıtla karşılaştırın.

Toplu çalışan ekleme

Toplu çalışan ekle alanı Excel dosyası seçme alanı değildir; her çalışan ayrı satır, alanlar noktalı virgülle ayrılmış metindir.

Ad Soyad;TC No;Görev;Bölüm;İşe Giriş

Örnek: Örnek Çalışan;;Operatör;Üretim;01.09.2026

1. Satırları aynı alan sırasıyla hazırlayın. Kimlik numarası girilmeyecekse ikinci alanı boş bırakın; ayırıcıyı silmeyin.
2. Metni kutuya yapıştırın; başlık satırını çalışan gibi eklemeyin.
3. Toplu içe aktar düğmesine basın.
4. Eklenen çalışan sayısını ve hata sayısını kontrol edin.
5. Hatalı satırları düzeltirken başarıyla eklenenleri yeniden yükleyip çoğaltmayın.

Firma Yetkilisi rolünde bu sekmenin görünmemesi beklenen davranıştır.

11. Hatırlatmalar

Hatırlatmalar menüsünde firma, evrak türü, geçerlilik tarihi ve kalan/geçen gün bilgisini inceleyin. Süresi geçen belgenin yerine güncel belgeyi yeni sürüm olarak yükleyin ve gerekiyorsa onay sürecini tamamlayın.

Boş liste, bütün gerekli belgelerin mevcut olduğunu tek başına kanıtlamaz; yalnız mevcut kayıtlardan üretilen hatırlatmaları gösterir. Ekran hatırlatması, otomatik e-posta gönderildiği anlamına gelmez.

12. Kullanıcı Yetkileri — yönetici

1. Kullanıcı Yetkileri menüsünü açın.
2. Ad soyad ve e-posta alanlarını doldurun.
3. Firma Yetkilisi veya İSG Kullanıcısı rolünü ihtiyaca göre seçin. Ekrandaki kapsam açıklamasını okuyun.
4. Yeni firma yetkilisinde geçici parola girin; parola bilgisini yalnız ilgili kişiye güvenli şekilde iletin.
5. Erişilecek firmaları işaretleyin. Başka firmaları alışkanlıkla seçmeyin.
6. Yetkiyi kaydet işlemini tamamlayın ve Tanımlı kullanıcılar listesindeki rol, firma ve aktiflik bilgilerini kontrol edin.
7. Değişiklik gerektiğinde Düzenle; erişim sona erdiğinde Kaldır seçeneğini kullanın.

Asistan İSG üzerinden yönetiliyor ibaresi görünen bir hesabın yetki kaynağı merkezi entegrasyondur. Yerel düzenleme ile kaynak sistemin birbirine aykırı hale getirilmemesi için yönetici sürecini izleyin.

13. Kurum kimliği ve işlem geçmişi

Kurum Kimliği ekranındaki ad, logo, iletişim, üst/alt metin ve kimlik sürümünü kontrol edin. Bilgiler aktarılmamışsa Henüz kurum kimliği aktarılmadı mesajı görülebilir. Bu ekran yüklenmiş Word/PDF dosyalarının içeriğini otomatik yeniden markalamaz. Eski sürümler korunur.

Yönetici İşlem Geçmişi ekranında işlemleri inceleyebilir. Kayıtlar, bir hatanın hangi belge veya kullanıcı işlemiyle ilişkili olduğunu anlamaya yardımcı olur; tarih ve belge kimliğini destek incelemesinde kullanın.

14. Kayıt kaldırma

Sil düğmesi yöneticiye gösterilir. Doğru belgeyi seçtiğinizi kontrol edin ve onay penceresini okuyun. Kılavuz, kullanıcıya açık bir çöp kutusu veya tek tıkla geri alma özelliği vaat etmez. Yanlış kaydı kaldırırsanız yeniden yüklemeden önce DODA desteğine kayıt bilgisini bildirin.

15. Sorun giderme

• Firmalar boş: Hesap rolü, firma ataması ve kaynak eşitlemesini kontrol ettirin.
• Yükleme alanı yok: Firma Yetkilisi rolünde yükleme sunulmaz.
• Sağlık belgesi görünmüyor: Rol kısıtıdır; genel evrak türü seçerek kısıtı aşmaya çalışmayın.
• Dosya büyük: Dosyayı uygun biçimde küçültün veya parçalara ayırmadan önce belge bütünlüğünü değerlendirin.
• Onay düğmesi yok: Yönetici rolünü ve belgenin onay bekleme durumunu kontrol edin.
• Belge değişmiş mesajı: Sayfayı yenileyin, güncel sürümü okuyup kararı tekrarlayın.
• Geçerlilik tarihi yanlış: Doğru tarihi içeren yeni sürümü kaydedin; otomatik hesap sonucunu kontrol edin.
• Giriş hatası: E-posta/parolayı kontrol edin; geçici parola sürecini tamamlayın. Erişim kaldırılmışsa yöneticiye başvurun.

16. Günlük kapanış kontrolü

Doğru firma ve sürüme çalıştığınızı, yüklemelerin başarı bildirimini, iade gerekçelerini ve yaklaşan tarihleri kontrol edin. İndirdiğiniz kişisel belgeleri ortak bilgisayarda bırakmayın. Çıkış yap işlemini tamamlayın.